Tendencias en PMO

Víctor Plata

Director de la Unidad de negocio de Consultoría

Es indiscutible que cada vez más en el mundo de  la dirección y gestión de proyecto se busca como reclamo, que los proyectos, programas y portfolios se alineen con la estrategia del negocio de las empresas, la cual debe estar enfocada a la creación de valor para el negocio.

Bajo esta óptica, los negocios soportados por organizaciones de proyecto, actualmente están demandando de dichas organizaciones:

• Incrementar la velocidad de entrega de los productos o servicios.
• Dar soporte a diferentes unidades de negocio de las empresas.
• Ser flexibles ante los cambios.
• Asignar de manera eficaz y eficiente los recursos.
• Ser fuente de soluciones innovadoras.
• Dar seguimiento oportuno al conjunto de proyectos y programas.

No es un misterio que ante la vorágine de incremento de ejecución de proyectos y programas, y la disminución de presupuesto destinado al soporte de los mismos, donde todos los proyectos tienen una prioridad alta, las organizaciones de proyecto no cumplen con las demandas mencionadas.

Buscando solución a estos temas el sector se está moviendo a diferentes tendencias como la reconfiguración  de los equipos de proyecto, o aplicando metodologías de desarrollo a los mismos o virtualizando o externalizando los servicios. No son conceptos nuevos, pero si es innovador aplicar dichos conceptos a nuestro sector.

Meta PMO

En Steelmood trabajamos un concepto para entornos donde hay múltiples niveles de oficinas de proyectos, programas y gestión de portfolios.

El objetivo es asegurar el alineamiento de la cartera de los programas y proyectos, con la estrategia definida en los niveles de dirección estableciendo una canal de comunicación de reporting y escalado a la alta dirección ejecutiva de la empresa.

Para poder cumplir con este objetivo, se establece:

• Un único modelo metodológico.
• Estándares, herramientas e indicadores.
• Un sistema de seguimiento y control de la cartera de proyectos.
• Comités de gestión de la demanda.
• Seguimiento y control del cumplimiento del los beneficios reales generados por el proyecto. 

Agile PMO + Lean

Aplicar los conceptos Agile y Lean a la gestión del portfolio  de proyectos.

En el caso de “Lean Thinking”, de lo que se trata es de:

• Eliminar aquello que resta tiempo a los equipos de proyecto, e invertir ese tiempo en aquellos generadores de valor.
• Aligerar lo procesos y procedimientos y la  gestión de documentación en los proyectos.
• Eliminar todo aquello por lo que un cliente no pagaría como parte del servicio: 

1. Proyectos enfermos
2. Proyectos que no producen valor
3. Proyectos “mascotas”
4. Proyectos en “Stand-bye” o “work in progress”

Y  siempre buscando la mejora continua de la organización de gestión de portfolios.

En el caso de Agile se trata de:

• Aplicar el proceso Iterativo de los productos de los proyectos a los objetivos estratégicos que soporta el portfolio.
• Establecer una organización mixta con gerentes del negocio y de las áreas proveedoras del servicio/producto para priorizar y gestionar los proyectos que son parte del portfolio.

Pilares de las PMO Agiles:

• Alineamiento Constante
• Gestión del Rendimiento
• Gestión de las restricciones

Virtual PMO

Aplicar el concepto de Outsourcing de procesos BPO al mundo de las PMO

Las organizaciones target son:

• Las que están geográficamente distribuidas o que tienen múltiples áreas de negocio
• No tienen una organización madura de proyecto o el personal adecuado o no lo requieren al 100. 
• Se debe definir qué parte del proceso se externalizará o centralizará.
• Las ventajas es que el servicio puede ajustarse a voluntad prácticamente de manera inmediata, y las organizaciones no deben preocuparse por la metodología, herramientas o recursos
• Los problemas son la confianza, comunicación y conocimiento del negocio, que deben vigilarse y tratarse.

PMO Disruptivas

¿Orden y disrupción, opuestos?

En Steelmood venimos aplicando el concepto de gestión del cambio como una parte fundamental de la dirección y gestión de los programas, proyectos y portfolio.

Todos los proyectos, independientemente de su profundidad y nivel de detalle, generan cambios, y resistencia en los receptores. Incluir esta función de gestión, además de las habituales de las PMO, es fundamental para garantizar el éxito de los proyectos y por ende de la transformación que generan.